Privacybeleid

PRIVACYBELEID

Praktijk C. de Vries B.V

1.Inleiding

Dit is het privacybeleid van Praktijk C. de Vries B.V.

Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van Praktijk C. de Vries B.V. is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Praktijk C. de Vries B.V. bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens.

Dit document beschrijft de wijze waarop Praktijk C. de Vries B.V. als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wordt voldaan.

Aan bod komen de volgende onderwerpen:

1. Actualisatie en controle naleving privacybeleid;
2. Categorieën persoonsgegevens en doelen;
3. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;
4. Informatieplicht;
5. Verwerkingsregister;
6. Verwerkers en ontvangers;
7. Bewaartermijnen;
8. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
9. Doorgifte buiten de EU;
10. Geen functionaris voor de gegevensbescherming;
11. Beveiligingsincidenten;
12. Rechten van betrokkenen.

2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid

De verwerking van persoonsgegevens binnen Praktijk C.de Vries B.V. dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast.

3. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen

Praktijk C.de Vries B.V. verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:

1. (potentiële) klanten en opdrachtgevers;
2. deelnemers aan activiteiten/bijeenkomsten van Praktijk C.de Vries B.V.
3. bezoekers aan het praktijkpand van Praktijk C.de Vries B.V. ;
4. alle overige personen die met Praktijk C.de Vries B.V. contact opnemen of van wie Praktijk C.de Vries B.V. persoonsgegevens verwerkt.
6. (potentiële) patiënten

Praktijk C.de Vries B.V. verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst.

Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt.

Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere) persoonsgegevens, zoals medische gegevens. D

e opgenomen gegevens van een patiënt worden in het ICT-systeem van Praktijk C.de Vries B.V. opgeslagen.

1. deelnemers aan activiteiten/bijeenkomsten vanPraktijk C.de Vries B.V.

Indien de activiteit/bijeenkomst in het kader van de (behandel)overeenkomst plaats vindt zullen er persoonsgegevens worden verwerkt. Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Van familieleden die worden betrokken bij de behandeling, worden er in principe geen persoonsgegevens opgevraagd.

1. bezoekers aan het praktijkpand Praktijk C.de Vries B.V.

Praktijk C.de Vries B.V. verwerkt persoonsgegevens van haar bezoekers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de ZZP- of overeenkomst en/of een wettelijke verplichting of als de bezoeker toestemming heeft gegeven.

1. overige personen

In het kader van de behandeling, kan Praktijk C.de Vries B.V. ook gebruikmaken van gegevens afkomstig van andere hulpverleners.

4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging

Uitgangspunt voor Praktijk C.de Vries B.V. is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft Praktijk C.de Vries B.V. passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Interne maatregelen

Praktijk C.de Vries B.V. heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:

a. het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners dient (conform NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513) uitsluitend via een beveiligde verbinding (versleuteld mailverkeer via ZIVVER) plaats te vinden. E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts van medewerkers of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan;

b. vertrouwelijke informatie dient uitsluitend te worden opgeslagen in het ICT-systeem van de praktijk dat voldoet aan NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513 en niet daarbuiten. Het is ook niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld; 2

c. het is niet toegestaan apparatuur als laptops, tablets en mobiele telefoons onbeheerd buiten de praktijk achter te laten. Toegang tot dergelijke apparatuur dient te zijn afgeschermd met een wachtwoord;

d. een thuiscomputer van de Praktijk C.de Vries B.V. waarmee verbinding wordt gemaakt met het netwerk van de praktijk (VPN-verbinding) dient te zijn voorzien van actieve wachtwoordbeveiliging, firewall en virusscanner. Veiligheidsupdates dienen tijdig te worden uitgevoerd. Er mag geen verbinding worden gelegd via openbare wifi-netwerken. Het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie op de thuiscomputer op te slaan of om papieren dossiers of externe gegevensdragers (zoals een laptop, tablet of externe harde schijn) met vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;

Verwerkers

Met verwerkers heeft Praktijk C.de Vries B.V.. afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.

Door Praktijk C.de Vries B.V. ingeschakelde verwerkers zijn verplicht Praktijk C.de Vries B.V. alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door Praktijk C.de Vries B.V. of een door Praktijk C.de Vries B.V. gemachtigde controleur mogelijk te maken en eraan bij te dragen.

5. Informatieplicht

Praktijk C.de Vries B.V.. informeert betrokkenen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan Praktijk C.de Vries B.V. zijn verbonden, is om die reden een extern privacystatement opgesteld. Dit privacystatement is op de website van Praktijk C.de Vries B.V.. gepubliceerd.

6. Verwerkingsregister

Praktijk C.de Vries B.V. houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligings-maatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden. Het verwerkingsregister (Excel-bestand) is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.

7. Verwerkers en ontvangers

Verwerkers

Praktijk C.de Vries B.V. maakt geen gebruik van externe dienstverleners voor het verwerken van persoonsgegevens. Wel zal zij als ZZP-er behandelingen bieden bij Stichting Doof & Co. Met deze partij heeft zij overeenkomsten gesloten waar onder meer afspraken en regelgeving is over het verwerken van persoonsgegevens. Zij hebben verwerkersovereenkomsten met externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken.

Ontvangers

Praktijk C.de Vries B.V.verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

8. Bewaartermijnen

Praktijk C.de Vries B.V. vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.

Praktijk C.de Vries B.V. hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

a. medische gegevens: ten minste 20 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;

b. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;

9. Vooralsnog geen gegevens beschermingseffectbeoordeling (DPIA)

Niet van toepassing.

10. Doorgifte buiten EER

Praktijk C.de Vries B.V. in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Praktijk C.de Vries B.V. ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming

Een verwerkingsverantwoordelijke dient een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen, onder meer in geval deze hoofdzakelijk is belast met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). ‘Hoofdzakelijk belast’ heeft betrekking op de kernactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. De Artikel 29-werkgroep definieert kernactiviteiten als processen die essentieel zijn om de doelen van de organisatie te bereiken, of die tot de hoofdtaken van de organisatie horen.

Praktijk C.de Vries B.V. heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zie handleiding).

12.Beveiligingsincidenten

Praktijk C.de Vries B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.

Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal Praktijk Janse B.V. beoordelen:

- of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegeven

- ; welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken; of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;

- of het incident aan de AP dient te worden gemeld; of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;

- welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.

Praktijk C.de Vries B.V. documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister. Voor het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door Praktijk C.de Vries B.V. ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald dat de verwerker Praktijk C.de Vries B.V.. zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.

13.Rechten van betrokkenen

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming.

Praktijk C.de Vries B.V. heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven. Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door Praktijk C.de Vries B.V. afgewikkeld.

Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map. Na ontvangst van een verzoek zal Praktijk C.de Vries B.V. eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum. Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal Praktijk C.de Vries B.V. aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert Praktijk C.de Vries B.V. de verzoeker binnen de eerste maand.

Praktijk C.de Vries B.V. stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. Praktijk C.de Vries B.V. beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht.

De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.

In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd. Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld.

Praktijk C.de Vries B.V. stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat Praktijk C.de Vries B.V.. achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

14.Functionele cookies

De website van Praktijk Janse maakt gebruik van functionele en analytische cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken via Google Analytics. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Je IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met mij op